Menú
- (+34) 938 323 134
Es una escena que se repite en más de un equipo financiero que todavía no conoce Expense Management en Business Central: tienen una carpeta compartida llena de fotos de tickets. Se suceden los hilos de correos con el tema “gasto pendiente de aprobar”.
Esto implica que haya una persona haciendo a mano un trabajo dos veces. Primero, validar. Después, contabilizar.
La conclusión en estos casos es clara: “lo que nos mata no es el gasto, sino un mal proceso”.
Y tiene todo el sentido verlo así. Porque es exactamente en ese punto donde suele romperse la gestión de gastos corporativos. No por el importe, sino por la forma en que se gestiona. Recibos físicos que se pierden, datos introducidos a mano, aprobaciones informales, conciliaciones tardías y una visibilidad muy limitada de quién gasta, en qué y con qué criterio.
Aquí es donde entra Continia Expense Management. Se trata de una solución de Expense Management en Business Central que ha sido diseñada para digitalizar. Ayuda al automatizar el ciclo completo de gastos dentro de Microsoft Dynamics 365 Business Central, sin depender de procesos paralelos. Olvídate de problemas con gastos o dietas. El sistema se encarga de todo.
Continia Expense Management es una solución especializada en la gestión de gastos corporativos integrada de forma nativa en Business Central. Esto permite a los empleados reportar gastos desde una app o portal. Además, los responsables pueden aprobarlos siguiendo reglas claras, mientras que el departamento financiero registra todo directamente en el ERP. Supone la trazabilidad completa.
Por tanto, la diferencia clave no radica en simplemente “digitalizar tickets”. Porque de lo que se trata es de cerrar el circuito completo del gasto dentro del mismo sistema donde se controla la contabilidad.
Desde la captura del recibo hasta la imputación final, el gasto sigue un flujo coherente. Se clasifica correctamente, se aprueba según política y se contabiliza sin necesidad de rehacer datos ni revisar correos sueltos. El resultado es un proceso más limpio, más rápido y mucho más fiable.
Desde el punto de vista del empleado, el cambio es inmediato. En lugar de acumular tickets y enviarlos a final de mes, se hace posible reportar el gasto en el momento.
Una foto desde el móvil o la carga del documento desde el portal es suficiente. El sistema se encarga de leer el recibo. Desde ahí, propone datos clave y permite que el usuario los revise y complete si es necesario. El gasto se categoriza, se asocia a un proyecto o centro de coste cuando aplica y se envía a aprobación sin correos ni recordatorios manuales.
Esto genera algo tan importante como un sistema de cero fricciones. Así, aumenta la adopción, algo fundamental para que el proceso funcione de verdad.
Para managers y responsables, la diferencia está en el control sin burocracia. Se acabaron las pérdidas de tiempo. Los informes de gastos llegan con información clara, siguiendo las reglas definidas por la empresa.
El aprobador ve qué se ha gastado, en qué contexto y si cumple (o no) la política. Así, podrá aprobar o rechazar con un clic, sin cadenas de correos ni validaciones informales. Todo queda registrado. Es visible y trazable dentro de Business Central.
Con esta automatización se logra que haya menos “gastos en el limbo”, además de reducir drásticamente el tiempo perdido persiguiendo aprobaciones.
El punto crítico en muchas empresas es la entrada de datos. Cuando el proceso depende de teclear, la probabilidad de error sube y el tiempo se dispara.
Uno de los grandes cuellos de botella en la gestión de gastos es la entrada manual de datos. Cada vez que alguien tiene que teclear importes o cualquier otro dato, el riesgo de error aumenta y el proceso se ralentiza.
Continia incorpora funciones de AI Receipt Scanner y OCR que permiten reconocer y capturar automáticamente los datos del recibo. El sistema propone la información que el usuario valida. Gracias a este cambio, Finanzas deja de actuar como mecanógrafo y pasa a centrarse en tener control. No se trata de eliminar la supervisión, sino de hacerla eficiente, proporcional al riesgo.
AUTOMATIZA LA LIQUIDACIÓN DEL IEPNR
¿Calcular el IEPNR manualmente?
Olvídate, con nuestra solución podrás automatizar procesos para presentar la liquidación del impuesto a la AEAT.
El kilometraje es otra fuente habitual de fricción. Y de conflicto. Rutas poco claras, cálculos inconsistentes y, por supuesto, hojas Excel que cada persona interpreta a su manera.
Con Continia Expense Management ese kilometraje se registra desde la app o el portal. Gracias a esto, es posible apoyarse en integración con mapas para calcular distancias de forma más objetiva. Se trata de un detalle que aporta coherencia, lo que a su vez reduce reclamaciones.
El control deja de depender de la confianza ciega en documentos manuales. Así que para empresas con equipos comerciales o técnicos en movilidad constante, este punto marca una diferencia importante.
Dietas y alojamientos durante los viajes suelen añadir una capa extra de complejidad. Sin una herramienta clara, cada caso se gestiona como una excepción, invirtiendo un tiempo precioso para la empresa.
Con Expense Management en Business Central, las dietas y per diem se gestionan dentro del mismo flujo. El empleado reporta, pero es siempre el responsable el que aprueba, mientras que finanzas registra. Todo evitando pasos adicionales. El verdadero beneficio no es solo pagar más rápido, sino estandarizar criterios y reducir excepciones, algo clave para mantener el control a medio plazo.
Un buen sistema de gestión de gastos no es el que pone barreras, sino el que define reglas claras y las aplica de forma consistente. Los procesos son iguales, ahorrando costes y tiempo.
Con Continia Expense Management esas políticas se integran en el proceso. Qué se puede gastar, qué límites aplican, qué requiere aprobación adicional y qué información es obligatoria. Todo esto se define una vez, pero se aplica siempre. Una mejora del cumplimiento interno que no implica convertir la gestión de gastos en algo excesivamente complejo cuando no debería serlo.
En consultoría, ingeniería o servicios profesionales, los gastos suelen ir ligados a proyectos. Con procesos manuales, esos gastos se reportan tarde, se imputan mal y distorsionan el margen.
Con un flujo digital, el gasto entra antes. Esto quiere decir que se aprueba con contexto y se asigna correctamente. El margen deja de ajustarse “al final” y se convierte en un dato fiable durante el proyecto.
En entornos con muchos desplazamientos y compras pequeñas, el problema no es el importe individual, sino el volumen. Tickets pequeños pero constantes que saturan a finanzas.
Con app, OCR y un flujo claro, los empleados reportan al momento. Esto quiere decir que los responsables aprueban sin fricción y el departamento financiero recupera tiempo y control.
La tecnología es importante, pero el resultado de Expense Management en Business Central depende de cómo se implanta. El equipo de Adderit aborda estos proyectos con un enfoque muy práctico.
Primero analizamos cómo se gestionan hoy los gastos, sin idealizar el proceso. A partir de ahí configuramos usuarios, roles, reglas de aprobación y políticas adaptadas a la realidad de tu empresa. Probamos con casos reales antes de salir a producción y formamos tanto a empleados como a aprobadores para asegurar adopción.
El acompañamiento en el arranque es clave. El objetivo no es “tener la app instalada”, sino que el proceso se use de verdad y no se vuelva, por comodidad, a los correos y al Excel.
Si quieres ver cómo funcionaría este proceso en tu Business Central, el equipo de Adderit te prepara una demo adaptada a tu realidad. Analizamos volumen de gastos, tipos de tickets, kilometraje, dietas y estructura de aprobaciones para darte una propuesta útil y realista.
Si tu objetivo es reducir tareas manuales, mejorar el control y tener visibilidad real del gasto, Expense Management by Continia suele ser uno de los cambios más rápidos y agradecidos dentro del ERP.
Sí. Está diseñada como una solución integrada de extremo a extremo, con visibilidad directa desde el ERP.
Sí. Existe app móvil y portal web para reportar y aprobar gastos, dietas y kilometraje.
Dispone de OCR y funciones de lectura inteligente que capturan datos desde el recibo, reduciendo la entrada manual.
Sí. El módulo de kilometraje permite registrar rutas y calcular distancias de forma más fiable.
Sí. Es uno de los pilares de la solución: control, reglas y trazabilidad sin perder agilidad.
Normalmente sí, porque reduce fricción y pasos manuales, aunque el plazo final depende de la política interna de pagos.
Es uno de los escenarios más habituales. El beneficio suele verse rápido en reducción de tareas y mejora del control.
Sí. No es necesario cambiar el ERP, solo reforzar un proceso que suele ser un cuello de botella.
¿El IEPNR te preocupa?
TENEMOS SOLUCIÓN
El impuesto sobre plásticos no reutilizables está en vigor desde el 1 de enero de 2023.
Desde Adderit hemos desarrollado una extensión para Microsoft Dynamics 365 Business Central para que puedas estar al día con la hacienda.
Te guiamos para que puedas registrar las operaciones que realices sujetas al nuevo impuesto
sin problemas ni contratiempos.
