Expense Management by Continia

Maneja tus gastos corporativos fácilmente: minimiza tus tareas manuales
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QUÉ ES EXPENSE MANAGEMENT Y PARA QUÉ SIRVE

Informar, reclamar y aprobar gastos requiere mucho tiempo. Está paralizando tu productividad y te mantiene sentado en el borde de tu silla. Tratar con recibos físicos e introducir y conciliar los datos manualmente da lugar a errores y frustraciones.

Continia Expense Management es una solución completa para la gestión de gastos de empresa, diseñada para optimizar y simplificar el proceso de control de los gastos de los empleados en Microsoft Dynamics 365 Business Central.

ventajas del EXPENSE MANAGEMENT

Escaneo IA de tickets
Permite a los empleados enviar sus recibos y notas de gastos a través de la aplicación móvil Continia Expense App, o por el portal web Expense Portal

Kilometraje
Los empleados pueden crear rutas de kilometraje fácilmente utilizando la aplicación o el Portal de gastos para garantizar el reembolso correcto.

Flujo de aprobación configurable
Define reglas para la aprobación de gastos, permitiendo un control granular y una mayor eficiencia.

Integración con Business Central
Registra automáticamente los gastos en tu sistema Business Central, eliminando la necesidad de entrada manual de datos.

Dietas
Los empleados pueden enviar informes a través de la aplicación o el Portal de gastos, especificando períodos de viaje, alojamiento y comidas diarias.

Control de presupuesto
Define y controla presupuestos para diferentes departamentos, proyectos o categorías de gasto.

Políticas de gastos personalizables
Establece políticas de gastos para controlar qué tipo de gastos son permitidos y en qué condiciones.

Reembolso rápido y eficiente
Agiliza el proceso de reembolso de los gastos a los empleados.

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Cómo funciona EXPENSE MANAGEMENT de Continia

Para los empleados

Incurrir en gastos: Los empleados utilizan una tarjeta de crédito de la empresa, una tarjeta de débito o su propio dinero para realizar compras relacionadas con el negocio.

Presentar recibos: Los empleados capturan los recibos a través de varios métodos, dependiendo del sistema: realizan fotos con la aplicación móvil, reenvío por correo electrónico.

Categorizar los gastos: Categorizan cada gasto según categorías predefinidas como viajes, comidas o suministros de oficina.

Añadir detalles (opcional): Añadir detalles (opcional): Permite añadir detalles como códigos de proyecto, nombres de clientes o explicaciones para gastos específicos.

Presentar informes: Presentar informes: Posibilidad de agrupar varios gastos, kilometrajes y dietas en un informe para una gestión más eficiente de los mismos por parte de los aprobadores y del departamento financiero.

Para los gerentes y departamentos financieros

Revisar informes: Los gerentes o los aprobadores designados revisan los informes enviados, asegurándose de que los gastos cumplan con las políticas de la empresa.

Aprobación/Rechazo: Los aprobadores pueden aprobar o rechazar los gastos en función del contenido el cumplimiento de las políticas y las limitaciones presupuestarias.

Reembolso: Los gastos aprobados se reembolsan a los empleados a través de diversos métodos, como depósito directo o cheque de la empresa.

Análisis de datos (opcional): Los sistemas avanzados ofrecen análisis para identificar tendencias de gasto, áreas potenciales de ahorro de costes o infracciones de las políticas.

PORQUÉ ELEGIR EXPENSE MANAGEMENT DE CONTINIA

Ahorro de tiempo y dinero

Reduce significativamente el tiempo dedicado a la gestión manual de gastos.

Mejor precisión y control

Minimiza los errores y maximiza la visibilidad sobre los gastos de la empresa.

Optimiza el flujo de trabajo

Agiliza el proceso de aprobación y reembolso de gastos.

Mayor cumplimiento

Facilita el cumplimiento de las políticas de gastos y las normativas fiscales.

Información en tiempo real

Obtén una visión completa y actualizada de los gastos de tu empresa en cualquier momento.

Implantación de Expense Management

Los procesos que nosotros seguimos para ponerlo en marcha en nuestros clientes

1. Evaluación y planificación:

1. Definir los requisitos y necesidades del cliente. 

2. Seleccionar la versión de Expense Management adecuada. 

3. Planificar la implementación y la configuración. 

2. Implementación:

1. Instalar Expense Management en el entorno del cliente.

2. Configurar los usuarios, roles, permisos y reglas de negocio.

3. Integrar Expense Management con otros sistemas del cliente (ERP, etc.).

3. Pruebas y formación:

1. Realizar pruebas exhaustivas para asegurar el correcto funcionamiento.

2. Capacitar a los usuarios en el uso de Expense Management.

4. Lanzamiento y soporte:

1. Poner Expense Management en producción.

2. Ofrecer soporte técnico al cliente durante la transición y el uso continuo.

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¿En qué te podemos ayudar?

Gracias al conocimiento previo que tenemos de cada implantación que hemos realizado de Business Central, somos eficientes, ágiles y proactivos en la proposición de mejoras y soluciones. Nos adaptamos a todas las circunstancias y trabajamos con total compromiso en todos nuestros proyectos

> Implantaciones

Nos encargamos de implantar y poner en marcha el software. Y siempre te acompañaremos para facilitar la optimización del proyecto empresarial con la ayuda del sistema de gestión de recursos empresariales y gestión de relación con los clientes.

> Migraciones

Para las empresas que trabajan con versiones antiguas de software ERP (Navision), ofrecemos servicios de migración a la versión más actualizada. Así, podrán disfrutar de nuevas funciones y mayor eficiencia en la gestión.

> Integraciones

Integramos Business Central a otras herramientas de Microsoft como Power BI, ideal para la visualización y análisis de datos. También, diseñamos aplicaciones empresariales y las integramos con tu ERP.

> Soporte técnico

Disponemos de servicios técnicos y de mantenimiento para resolver dudas, optimizar funciones y ayudar a nuestros clientes con cualquier imprevisto.

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