DESCRIPCIÓN
El módulo Adderit Facturae para Dynamics 365 Business Central complementa la funcionalidad del sistema permitiendo la exportación e importación de facturas y abonos en formato electrónico XML Facturae 3.2.2, así como la firma digital de facturas y abonos en formato PDF.
También incluye conexión con plataformas de recepción de facturas electrónicas de la Administración Pública, como FACe (Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado) y e-FACT (servicio de recepción de facturas electrónicas gestionado por el Consorci AOC, utilizado por administraciones públicas, principalmente en Cataluña), permitiendo enviar las facturas y abonos a dichas plataformas directamente desde Business Central.
Al instalar, se ha de tener en cuenta que los usuarios con acceso restringido al sistema podrían necesitar añadir a sus permisos el conjunto de permisos de usuario AQA_ADDERIT FACTURAE para el correcto funcionamiento de la aplicación:
ACTIVACIÓN DEL MÓDULO Y LICENCIA
La activación del módulo se realiza por empresa.
Para activar el módulo, se ha de activar el campo Facturae activo en Información empresa:
PARAMETRIZACIÓN
Campos personalizados en ficha cliente y cabecera documento
En la ficha de cliente se han añadido campos personalizados en la pestaña Factura electrónica (Unidad tramitadora, Órgano gestor, Oficina contable, Nombre unidad tramitadora, Nombre órgano gestor y Nombre oficina contable) que, si se informan, son transmitidos a los documentos de ese cliente al validar el cliente de facturación.
Adicionalmente, se ha incorporado el campo Plataforma facturación electrónica, que permite seleccionar la plataforma a la que se enviarán las facturas del cliente, pudiendo elegir entre FACe o e-FACT.
En caso de no informar este campo, el sistema utilizará la plataforma definida por defecto en la configuración general.
También se incluye el campo Facturae – Código de cuenta bancaria preferida cuya función se explica más adelante en el apartado Configuración de formas de pago de este manual.
Campos personalizados en línea documento venta
En línea documento venta se han añadido campos personalizados que, si se informan, son transmitidos a los documentos registrados de ese cliente y se incluyen en el formato Facturae.
Los campos son:
• IssuerContractReference
• IssuerContractDate
• IssuerTransactionReference
• IssuerTransactionDate
• ReceiverContractReference
• ReceiverContractDate
• ReceiverTransactionReference
• ReceiverTransactionDate
• FileReference
• FileDate
Configuración de firma digital
Para poder utilizar la funcionalidad de firma digital, tanto en ficheros XML como en ficheros PDF, se ha de importar un certificado válido con la acción Importar certificado en Conf. Adderit Facturae:
Después introducir la contraseña del certificado en Contraseña:
Y pulsar la acción Comprobar certificado:
En caso de requerir eliminar el certificado, se puede realizar con la acción Eliminar certificado:
Una vez importado el certificado e informados los campos del servicio de firma, se pueden habilitar las firmas de XML y/o PDF.
Para habilitar la firma de XML se ha de marcar Firma XML habilitada:
Cuando la firma de XML está habilitada los archivos Facturae de facturas y abonos se generarán con firma y con extensión .xsig
En caso de estar deshabilitado, los archivos Facturae de facturas y abonos se generarán sin firma y con extensión .xml
Para habilitar la firma de PDF se ha de marcar Firma PDF habilitada:
Si Firma PDF habilitada está marcado, se aplica firma digital a hist. facturas y abonos venta generados con formato PDF desde la acción Crear PDF con firma digital.
Si además está marcado Firma PDF en circuito estándar, se aplica firma digital a hist. facturas y abonos venta generados con formato PDF desde las acciones estándar Enviar por correo, Enviar y Adjuntar como PDF.
Configuración de exportación XML
En la exportación de XML Facturae se realizan una serie de controles para comprobar el formato correcto de algunos campos con restricciones.
Estos controles pueden ser saltados si se marca Saltar controles formato XML al exportar en Config. Adderit Facturae:
Al exportar documentos XML se considera que el emisor es una persona jurídica. En el caso de que el emisor sea una persona física, se puede configurar marcando Emisor persona física e informando los campos de Nombre persona física, Apellido 1 persona física y Apellido 2 persona física:
Configuración de importación XML
En la importación de XML Facturae el archivo puede contener líneas referidas a productos.
Si el código de los productos no se encuentra catálogo de productos del sistema, se utiliza una cuenta contable genérica en el momento de crear la factura o abono de compra correspondiente.
Esta cuenta contable se configura en el campo Cuenta compras por defecto de Config. Adderit Facturae:
CONFIGURACIÓN CONECTOR FACe/ e-FACT
En la página Config. Adderit Facturae, en el apartado Plataformas, se configuran las plataformas de envío de facturación electrónica.
Se informan los siguientes campos:
- Plataforma por defecto: Permite definir la plataforma que se utilizará por defecto en el envío de facturas. Se puede seleccionar entre FACe y e-FACT. Esta configuración se aplicará automáticamente en aquellos clientes que no tengan una plataforma específica informada en su ficha.
- Tipo de entorno: Para cada plataforma se puede configurar el entorno de trabajo:
- Preproducción: utilizado para pruebas.
- Producción: utilizado para envíos reales
Esta configuración permite trabajar con múltiples plataformas y entornos, adaptando el envío según las necesidades de cada cliente.
Para trabajar con e-FACT, es necesario crear una nueva línea en el apartado Plataformas, seleccionando EFACT en el campo correspondiente. Al hacerlo, el sistema asignará automáticamente la URL por defecto asociada a dicha plataforma, que podrá ser utilizada directamente para la comunicación.
Para el correcto funcionamiento, el emisor debe estar dado de alta en la plataforma y entorno seleccionados.
- Punto de acceso (URL): Define la URL del servicio web correspondiente a cada plataforma y entorno. Estas URLs permiten la comunicación entre Business Central y la plataforma externa.
- E-mail notificaciones: Dirección de correo donde se recibirán las notificaciones relacionadas con los envíos realizados.
CONFIGURACIÓN AVANZADA DE URLs
Las URLs para la conexión con los servicios de firmas y FACe están definidas en el sistema por defecto y no es necesaria su configuración.
No obstante, si por algún motivo se requiere aplicar una URL distinta a la URL por defecto para alguna de las conexiones con servicios externos, es posible mostrando y configurando los siguientes campos:
- URL Servicio firma XML
- URL Servicio firma PDF
- URL Servicio log firma
- URL Servicio firma solicitud
Configuración de formas de pago
En el archivo XML de Facturae la forma de pago exportada por defecto es 01 – Al contado.
Si se requieren otras formas de pago, el mapeo entre las formas de pago de BC y las formas de pago de Facturae se puede realizar informando los campos Facturae – Código y Facturae – IBAN cuenta bancaria transferencia.
Estas son los posibles valores de Facturae – Código:
Si Facturae – Código es blanco, se considera 01.
El sistema controla si hay informada una cuenta bancaria para las formas de pago con el campo Facturae – IBAN cuenta bancaria obligatorio marcado.
Si este campo está marcado, se busca la cuenta bancaria en el banco por defecto informado en el campo Facturae – Código de cuenta bancaria preferida del cliente:
Configuración de unidades de medida
En el archivo XML de Facturae la unidad de medida exportada por defecto es 05 – Otros.
Si se requieren otras unidades de medida, el mapeo entre las unidades de medida de BC y las unidades de medida de Facturae se puede realizar informando el campo Facturae – Cód. unidad medida en las unidades de medida:
Estas son los posibles valores de Facturae – Cód. unidad medida:
OPERATIVA EXPORTACIÓN XML FACTURAE
El acceso a la exportación de los ficheros XML Facturae se encuentra en Hist. Facturas Venta y en Hist. Abonos Venta.
La acción se llama Crear Facturae y se puede encontrar tanto en la ficha como en la lista.
Generación y descarga de un fichero XML
Desde la ficha se puede realizar la generación y descarga de un fichero siguiendo estos pasos:
- Pulsar Crear XML Facturae desde una factura o abono de venta
2. Aceptar mensaje de confirmación:
3. Revisar fichero xml (o .xsig) descargado en carpeta de descargas:
Generación y descarga de varios ficheros XML Facturae
Desde la lista se puede realizar la generación y descarga de varios ficheros a la vez siguiendo estos pasos:
- Seleccionar facturas (o abonos) a exportar
2. Pulsar Crear XML Facturae y aceptar el mensaje de confirmación:
Actualización de campos personalizados en documentos registrados
En histórico facturas y abonos de venta se ha añadido la posibilidad de modificar los datos de cabecera y líneas personalizados para factura electrónica.
Los datos de la cabecera se pueden modificar desde la acción Actualizar documento:
Los datos de la línea se pueden modificar desde la acción Actualizar datos factura electrónica con la línea a modificar seleccionada:
Firma de un fichero XML
Adicionalmente, si el módulo de firmas está habilitado, también es posible firmar un archivo XML cargándolo al sistema y aplicando la acción Firmar archivo XML:
Excluir líneas en fichero XML Facturae
Es caso necesario, es posible excluir líneas de documento en el fichero XML de factura electrónica.
Para excluir una línea se ha de marcar el campo Excluir en fichero XML FacturaE en las líneas que se desea excluir:
OPERATIVA PDF
El acceso a la generación y firma de los ficheros PDF se encuentra en Hist. Facturas Venta y en Hist. Abonos Venta.
La acción se llama Crear PDF con firma digital y se puede encontrar tanto en la ficha como en la lista.
Generación y descarga de un fichero PDF
Desde la ficha se puede realizar la generación y descarga de un fichero siguiendo estos pasos:
- Pulsar Crear PDF con firma digital desde una factura o abono de venta
3. Revisar fichero PDF descargado en carpeta de descargas:
Generación y descarga de varios ficheros PDF
Desde la lista se puede realizar la generación y descarga de varios ficheros a la vez siguiendo estos pasos:
1. Seleccionar facturas (o abonos) a exportar:
2. Pulsar Crear PDF con firma digital y aceptar mensaje de confirmación:
4. Revisar fichero zip descargado en la carpeta de descargas:
Dentro del archivo zip se encuentran los archivos PDF de las facturas seleccionadas.
Firma de un archivo PDF
Si la firma de PDF está habilitada, también es posible firmar un archivo PDF cargándolo al sistema y aplicando la acción Firmar archivo PDF:
OPERATIVA IMPORTACIÓN XML FACTURAE
Importación un archivo XML Facturae
Para importar un archivo XML Facturae se realiza desde la acción Importar XML formato Facturae de la página Lista importación XML Facturae:
Una vez importado, se crearán registros de cabecera y líneas a partir de los cuales se podrá crear una factura o abono de compra.
Estos registros temporales se pueden editar para, por ejemplo, seleccionar el Nº de proveedor si no se ha podido encontrar por CIF/NIF.
Una vez comprobados y actualizados los datos, se puede generar la factura o abono de compra borrador con la acción Crear facturas o abonos de compra:
LOG DE OPERACIONES DE FIRMA DIGITAL
En Log Adderit Facturae quedan registradas las operaciones de firma digital realizadas:
OPERATIVA CONECTOR FACe/ e-FACT
ENVIÓ DE FACTURAS Y ABONOS A FACe/ e-FACT
El conector permite el envío de facturas y abonos a las plataformas de facturación electrónica configuradas (FACe o e-FACT) directamente desde las páginas Histórico facturas venta e Histórico notas abono venta.
Para realizar el envío, se deben seleccionar uno o varios documentos desde el histórico y acceder al menú Acciones > Adderit Facturae > Plataformas, donde se debe seleccionar la opción Enviar documento.
El sistema enviará los documentos a la plataforma correspondiente según la configuración definida, ya sea la indicada en la ficha del cliente o, en su defecto, la plataforma por defecto configurada en el sistema.
Tras el envío, se podrá consultar el resultado desde la opción Historial de integración, donde se registran las interacciones con la plataforma.
Antes de enviar, el sistema comprueba si ya existe en el historial de envíos un envío correcto para ese documento y, si es así, solicita confirmación:
Para revisar el historial FACe/e-FACT del documento se pulsa la acción Ver historial de integración del documento y se abrirá el historial filtrado por el Nº de documento seleccionado:
HISTORIAL FACe/ e-FACT
En el Historial de integración de Adderit Facturae quedan registradas todas las interacciones realizadas con las plataformas de facturación electrónica (FACe y e-FACT) desde Business Central.
Desde este historial es posible consultar el estado de los envíos realizados, así como acceder al detalle de cada interacción.
Para visualizar el archivo origen de una interacción, se debe utilizar la acción Abrir documento origen, que permite acceder al documento asociado al envío.
También es posible descargar el archivo XML de la solicitud enviada al servicio de la plataforma (FACe o e-FACT), así como el archivo XML de la respuesta recibida, mediante las acciones Descargar solicitud XML y Descargar respuesta XML.
En el siguiente ejemplo vemos cómo quedaría el historial de tres interacciones con FACe:
- Un envío correcto de la factura 103219 al entorno FACe de preproducción
- Un envío erróneo de la factura 103219 al entorno FACe de producción con error por Oficina Contable incorrecta
- Un envío correcto de la factura 103219 al entorno FACe de producción
RESULTADO DE PLATAFORMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
En las páginas Histórico facturas venta y Histórico notas abono venta, se ha incorporado la columna Resultado plataforma Facturae.
Esta columna muestra el resultado del envío del documento a la plataforma de facturación electrónica correspondiente (FACe o e-FACT), permitiendo visualizar de forma directa el estado de la factura o abono.
Los posibles valores que se pueden mostrar son:
- OK: el documento ha sido enviado correctamente y aceptado por la plataforma.
- Error: se ha producido un error en el envío o en la validación del documento.
- Vacío: indica que el documento no ha sido enviado.
Este campo permite un control rápido del estado de los envíos sin necesidad de acceder al detalle del historial.
Además, al hacer clic sobre el estado, se accede directamente al historial de la factura, donde se puede consultar el detalle de las interacciones realizadas con la plataforma.
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