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¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a gestionar pedidos, revisar facturas o introducir datos que ya están disponibles en otros documentos?
Son tareas habituales en muchas empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central. Aunque el ERP centraliza la información, determinados procesos siguen requiriendo intervenciones manuales que consumen tiempo y recursos.
Los agentes de inteligencia artificial permiten automatizar parte de estas operaciones directamente en Business Central. Pero ¿cómo saber si realmente merece la pena implantarlos?
La clave está en identificar qué tareas pueden automatizarse, qué supervisión necesitan y qué beneficios pueden aportar al negocio.
Imaginemos una empresa distribuidora que recibe numerosas solicitudes comerciales por correo electrónico. Cada petición requiere identificar al cliente, comprobar los productos solicitados, consultar su disponibilidad y preparar un presupuesto.
El Sales Order Agent de Microsoft permite automatizar parte de este proceso.
El agente analiza las solicitudes recibidas, identifica clientes y artículos en Business Central, comprueba la disponibilidad y prepara presupuestos que, según la configuración establecida, pueden convertirse posteriormente en pedidos de venta.
Cuando falta información o es necesaria una validación, solicita la intervención de un usuario.
Principalmente, reducir el trabajo administrativo asociado a la preparación de documentos comerciales y dedicar más tiempo a la atención y seguimiento de los clientes.
Esto puede resultar especialmente interesante para organizaciones que reciben un volumen elevado de solicitudes y trabajan con catálogos amplios de productos.
El departamento financiero también puede beneficiarse de los agentes de IA.
Procesar facturas de proveedores implica identificar documentos, comprobar datos y preparar su registro en el ERP.
Con Payables Agent, Business Central puede analizar facturas recibidas en PDF, identificar proveedores y preparar borradores de documentos de compra para su revisión.
El agente también puede proponer correspondencias con pedidos de compra cuando dispone de la información necesaria.
Sin embargo, automatizar no significa eliminar la supervisión humana. Los documentos deben revisarse y el agente no contabiliza automáticamente las facturas.
Además, es necesario comprobar las condiciones de disponibilidad, las limitaciones técnicas y el comportamiento con documentos en español antes de utilizarlo en un entorno real.
1. El volumen de tareas repetitivas. Cuantas más solicitudes, documentos u operaciones se gestionan, mayor puede ser el impacto de reducir las intervenciones manuales.
2. La calidad de los datos. Los agentes necesitan trabajar con información fiable. Clientes duplicados, referencias incorrectas o datos incompletos pueden dificultar su funcionamiento.
3. El coste frente al tiempo ahorrado. La automatización debe aportar un beneficio que justifique su configuración, supervisión y consumo.
Por ejemplo, imaginemos una empresa que procesa 300 solicitudes comerciales al mes y dedica ocho minutos a cada una.
Si una prueba piloto consiguiera reducir ese tiempo de intervención a tres minutos, el ahorro potencial sería de 25 horas mensuales.
Se trata de un ejemplo ilustrativo, no de un resultado real de Adderit. El ahorro efectivo dependerá del proceso, las excepciones y el comportamiento del agente.
Por eso, antes de extender la automatización, es recomendable medir los resultados en un entorno controlado.
Aunque los agentes ofrecen nuevas posibilidades para trabajar con Business Central, su implantación requiere revisar el entorno y definir qué operaciones pueden delegarse.
También es importante establecer quién supervisará las tareas, cómo se resolverán las excepciones y qué permisos necesitará cada agente.
Otro aspecto que debe valorarse es el consumo de recursos. Microsoft utiliza un modelo basado en Copilot Credits para determinadas operaciones de los agentes, por lo que el coste puede variar según el volumen y la complejidad de las tareas ejecutadas.
En definitiva, la mejor automatización no es necesariamente la que realiza más tareas, sino la que resuelve un problema real y permite demostrar una mejora.
No necesariamente. Los usuarios autorizados pueden supervisar las tareas de los agentes desde Business Central. Sin embargo, su configuración inicial requiere revisar permisos, conexiones y procesos para garantizar un funcionamiento adecuado.
Sí. Pueden encontrar dificultades al identificar clientes, interpretar documentos o procesar información incompleta. Por eso, Business Central incorpora mecanismos de supervisión que permiten revisar los resultados e intervenir cuando sea necesario.
El coste depende del agente, del volumen de operaciones y del consumo de Copilot Credits. Antes de implantarlos, conviene estimar las tareas que se automatizarán y comprobar las condiciones de facturación aplicables.
No necesariamente. La disponibilidad depende de la versión, el entorno y los requisitos de cada agente. Antes de comenzar, es importante comprobar si la instalación de Business Central es compatible con las funcionalidades que se quieren utilizar.
Los agentes de IA abren nuevas oportunidades para agilizar procesos comerciales y administrativos, pero no todas las empresas necesitan empezar por el mismo punto.
Analizar las tareas repetitivas, detectar dónde se producen los principales cuellos de botella y evaluar las posibilidades del ERP es el primer paso para tomar una decisión.
En Adderit, Microsoft Solutions Partner especializado en Dynamics 365 Business Central, ayudamos a las empresas a identificar oportunidades de automatización y valorar cómo incorporar agentes de IA a sus procesos.
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