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Continia Document Capture permite automatizar la recepción, lectura, validación, aprobación, registro y archivo de facturas y otros documentos directamente desde Microsoft Dynamics 365 Business Central.
En Adderit hemos visto el impacto de esta automatización en proyectos reales. Por ejemplo, Arenes i Graves Castellot gestionaba más de 350 documentos mensuales mediante archivos físicos y carpetas, lo que obligaba a realizar búsquedas manuales cada vez que el equipo necesitaba consultar determinada documentación.
Tras implantar Document Capture, la empresa redujo en un 90 % el tiempo dedicado al registro y búsqueda de documentos y liberó aproximadamente 20 horas de trabajo administrativo al mes.
Como explica Joan Homs, jefe administrativo de la compañía:
“Hemos pasado de buscar facturas en archivadores a tener todo en un clic.”
Es un ejemplo de un problema que todavía encontramos en empresas que ya utilizan un ERP, pero mantienen procesos documentales manuales alrededor de él.
Continia Document Capture es una solución integrada con Business Central para capturar, procesar, aprobar, registrar y archivar facturas y otros documentos empresariales.
La solución utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para identificar la información contenida en los documentos e incorporarla al flujo de trabajo del ERP.
Una factura puede llegar, por ejemplo, por correo electrónico o en formato PDF. Document Capture reconoce la información relevante para que el usuario pueda revisarla y continuar con su procesamiento.
El flujo puede resumirse así:
Recepción → OCR → Validación → Aprobación → Registro → Archivo
De esta forma, Document Capture permite centralizar buena parte de la gestión documental dentro del entorno habitual de Business Central.
El objetivo no es eliminar la intervención del departamento financiero, sino automatizar tareas repetitivas y reservar la supervisión humana para las excepciones y decisiones que realmente la necesitan.
Document Capture permite incorporar documentos al proceso y extraer información como proveedor, número de factura, fecha, importes o referencias.
El usuario puede comprobar posteriormente los datos reconocidos antes de continuar.
Esto reduce la necesidad de introducir manualmente información que ya aparece en la factura y facilita el procesamiento de documentos dentro del ERP.
Los documentos pueden seguir flujos de aprobación antes de registrarse.
En lugar de gestionar aprobaciones mediante correos electrónicos, impresiones o mensajes independientes, el proceso puede estructurarse dentro del propio entorno de trabajo.
Así resulta más sencillo saber qué documentos están pendientes, quién debe revisarlos y en qué punto se encuentra cada factura.
Una vez revisados y validados los datos, el documento continúa su procesamiento dentro de Business Central.
De esta manera, el equipo financiero evita volver a introducir parte de la información manualmente y mantiene el documento conectado con los datos del ERP.
Para empresas que trabajan con pedidos de compra, Document Capture permite realizar matching o conciliación entre facturas, pedidos y recepciones.
Esta funcionalidad compara los documentos relacionados y puede automatizar parte de las comprobaciones mediante reglas y tolerancias configuradas previamente.
Resulta especialmente útil en empresas que gestionan un volumen elevado de facturas de compra.
Una vez procesados, los documentos permanecen disponibles para su consulta posterior.
Esto facilita localizar facturas, conocer su recorrido y disponer de mayor trazabilidad ante consultas internas, controles o auditorías.
La principal ventaja no consiste simplemente en digitalizar facturas. El cambio está en cómo trabaja el departamento financiero.
Cuando parte del proceso se automatiza, disminuye la introducción manual de datos, los documentos siguen un circuito más definido y resulta más sencillo controlar qué se ha recibido, qué necesita aprobación y qué se ha registrado.
Entre los principales beneficios encontramos:
El impacto concreto dependerá siempre del volumen documental, de la situación inicial y del funcionamiento interno de cada empresa.
Un ejemplo real es el proyecto realizado para Arenes i Graves Castellot.
La empresa gestionaba más de 350 documentos mensuales mediante archivos físicos y carpetas. Consultar una factura o localizar determinada información suponía realizar búsquedas manuales, dificultando el acceso rápido a la documentación.
Adderit implantó Document Capture para digitalizar y centralizar este proceso dentro de su entorno de gestión.
El proyecto consiguió:
Estos resultados corresponden a este proyecto concreto. El ahorro puede variar en función del volumen documental, los procesos existentes y el grado de automatización posible en cada empresa.
Consulta el caso de éxito completo de Arenes i Graves Castellot y Document Capture.
Nuestra experiencia nos ha enseñado que implantar Document Capture no consiste simplemente en instalar una extensión.
Primero analizamos cómo funciona realmente el proceso documental de la empresa:
¿Cómo llegan las facturas? ¿Quién las revisa? ¿Quién debe aprobarlas? ¿Existen pedidos de compra? ¿Dónde se producen tareas repetitivas o errores?
A partir de ahí adaptamos Document Capture a la operativa del cliente.
El proyecto suele incluir cuatro fases:
1. Análisis. Revisamos cómo se reciben, procesan, aprueban y registran actualmente los documentos.
2. Configuración. Adaptamos Document Capture, el reconocimiento de documentos, las reglas y los flujos necesarios.
3. Formación y puesta en marcha. Preparamos a los usuarios para trabajar con el nuevo proceso.
4. Seguimiento y soporte. Revisamos el funcionamiento y realizamos los ajustes necesarios.
En entornos estándar, sin personalizaciones complejas y con los principales flujos previamente definidos, una implantación puede completarse aproximadamente en 3–4 días hábiles.
El plazo final depende de factores como la configuración de Business Central, el número y tipo de documentos, los flujos de aprobación, las reglas de conciliación y las posibles personalizaciones.
Por tanto, los 3–4 días son una referencia para proyectos estándar, no un plazo garantizado para cualquier empresa.
No. Document Capture se integra con Business Central y amplía sus capacidades de captura, procesamiento y gestión documental.
Sí. Utiliza tecnología de reconocimiento de caracteres para identificar la información contenida en los documentos y utilizar esos datos dentro del proceso documental.
Sí. Document Capture permite comparar facturas con pedidos y recepciones. Esta conciliación puede automatizarse parcialmente según las reglas y tolerancias configuradas.
En entornos estándar y sin personalizaciones complejas, una implantación puede completarse aproximadamente en 3–4 días hábiles. El plazo final depende de las características del entorno y de los procesos que deban configurarse.
Si tu departamento financiero sigue dedicando horas a recibir, introducir, comprobar, aprobar y archivar facturas manualmente, Document Capture puede ayudar a automatizar parte de ese proceso dentro de Business Central.
En Adderit analizamos primero cómo funciona la operativa de cada empresa y configuramos la solución de acuerdo con sus necesidades reales.
Solicita una demo de Document Capture y revisaremos contigo qué partes de tu proceso documental pueden automatizarse.
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