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Document capture, píldora informativa de Adderit

Document Capture

Gestión documental en Business Central.

 

Document Capture es una solución integral diseñada para importar, registrar, aprobar, contabilizar y archivar facturas de compra y abonos directamente en Business Central. Esto también incluye otros tipos de documentos, tales como los pedidos de venta o albaranes. Todo ello con una mínima intervención del usuario. Así, ahorras tiempo y esfuerzos y eliminas procesos manuales de tu ERP.

 

Cómo funciona

Al trabajar en finanzas, probablemente estés familiarizad@ con el objetivo de minimizar la introducción manual de datos al gestionar en su ERP las facturas de compra, abonos y otros tipos de documentos entrantes.

Document Capture te permite tanto escanear y digitalizar documentos que tengas en formato físico como recibir los mismos directamente en formato PDF o XML. Los archivos PDF o XML pueden descargarse automáticamente desde direcciones de correo electrónico predefinidas. Tras ello, la tecnología OCR incorporada transfiere automáticamente la información de interés del documento a los campos correspondientes en Business Central, lo que te permite automatizar procesos y trabajar con los documentos entrantes de forma rápida y eficiente.

En resumen, con Document capture obtienes una solución completa para comunicarte de manera efectiva con tus proveedores, da igual el origen o el destino.

 

Características

  • Escaneo de Documentos y procesamiento de Documentos en PDF
  • Tecnología OCR Galardonada
  • Análisis del Documento. 10,000 Páginas OCR por Mes
  • Facturas de Compra y Flujos de Trabajo de Aprobación
  • Relación con los Pedidos de Compra. Asignaciones de Compra
  • Archivo Digital. Búsqueda a Texto Completo
  • Gestión de cualquier tipo de Documento

 

Últimas novedades

Circuito de validación (aprobación de de facturas): Document Capture te ofrece un portal de aprobaciones, adicional a los flujos que propone Business Central para implementar conexión entre ambas plataformas.

Añadido visor de documento en mov.proveedor

Realizar contratos de compra de forma más sencilla: se ha optimizado la aprobación automática de un documento relacionado con un contrato de compra.

Mejoras generales en el rendimiento y el reconocimiento de líneas en XML y PDF: se agrega una lista desplegable a todas las páginas que contienen el Visor de documentos, excepto la página Documentos (UIC). Los archivos adjuntos de la lista se agrupan en el siguiente orden:

– Original
– Documentos relacionados (OIOUBL/OIOUTS)
– Adjuntos (bmp, jpeg, jpg, pdf, png, tif y tiff)
– Archivos adjuntos XML (bmp, jpeg, jpg, pdf, png, tif y tiff)
– Archivos adjuntos descargables (todos los demás tipos de archivos)


Independientemente del Document Capture, Continia ha lanzado una nueva solución denominada Smart Scan que permite escanear recibos de forma eficiente.

SmartScan captura y reconoce automáticamente los datos, completando los campos de cantidad, fecha y descripción automáticamente.

A partir de ahí, todo lo que necesitas hacer es elegir el tipo de gasto y deslizar para enviar su informe de gastos. SmartScan también identifica datos en archivos PDF adjuntos a un gasto, por ejemplo, de un correo electrónico.


 

Como sabes, Document Capture te ofrece un portal de aprobaciones, adicional a los flujos que propone Business Central, para que puedas configurar de forma más autónoma el portal de aprobaciones.

 

Beneficios y ventajas de Document Capture

Captura avanzada

Con el módulo de captura avanzada podrá reconocer las líneas en una factura o abono y transferir dicha información a las líneas de compra en el ERP. Independientemente de la información que necesite capturar en cualquier documento o del tipo de documento de que se trate, podrá realizar todas las gestiones necesarias desde el mismo lugar en el ERP, facilitando así sus procesos de trabajo.

Además, con el módulo de captura avanzada podrás trabajar con documentos adicionales que no sean facturas o abonos. Con este módulo, podrás disfrutar de un flujo de trabajo automatizado para cualquier tipo de documento que necesite introducir en su ERP, tales como pedidos de venta, albaranes, contratos, certificados de artículos, notas de envío, etc…

Conciliación de pedidos

Si trabajas con pedidos de compra, pedidos de devolución o albaranes, te beneficiará tener un sistema que permite conciliar los documentos automáticamente. El módulo de conciliación de pedidos de Document Capture permite juntar documentos de compra entrantes, tales como facturas de compra o abonos, con otros documentos relacionados, por ejemplo, pedidos de compra, pedidos de devolución o albaranes.

Todos sus documentos son comparados para garantizar que haya coherencia entre ellos, lo que significa que si la información necesaria en los documentos coincide (por ejemplo, en términos de precio o número de artículos), se pueden procesar y conciliar automáticamente.

Aprobación de documentos

¿Necesitas aprobar tus facturas de compra y abonos antes de contabilizarlas y pagar a los proveedores?

Con Document Capture puedes aprobar documentos tanto directamente desde Business Central como a través del Portal de aprobación web de Continia (formamos parte de la red de Partners de Continia facilitando este servicio). De este modo, todos los aprobadores de tu organización ya sean usuarios habituales del ERP o no, pueden realizar tus aprobaciones en cualquier momento.

Al mismo tiempo, dispondrás siempre de acceso directo a todos los documentos desde el archivo digital integrado en la solución.

Integra tu bandeja de entrada electrónica en Business Central

A través del servicio Continia Delivery Network, Document Capture podrás conectar tu empresa a PEPPOL eDelivery Network y te permitirá recibir facturas y otros documentos electrónicos en el formato correcto.

De este modo, puede comunicarte con cualquier cliente o proveedor conectado a PEPPOL eDelivery Network, convertir documentos al formato de Peppol y recibir directamente los documentos en su ERP.

Hacemos posibles la transformación digital de tu empresa.

Podemos ayudarte a desarrollar todas las soluciones que tu empresa necesita a través del bono digital.

Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

Document Capture, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Document Capture, tienen validez en todo el territorio español. Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

 

Asi que si quieres olvidar quebraderos de cabeza, aquí llega la solución perfecta para digitalizar todos tus documentos de manera rápida, fácil y eficazmente. Contacta con Adderit, te proponemos soluciones eficientes.

 

Enlaces de referencia:

Detailed Changelog for Continia Document Capture

Smart Scan

Fotos de: Maarten van den Heuvel y 2H Media en Unsplash

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