Novedades Expense Management y document capture de Continia

Novedades Expense Management by Continia

Mejoras en cuanto a Expense Management y Document Capture

 

Índice:

  1. Contratos de compra: una funcionalidad que se desplegó en pasado Octubre 2022 para Document Capture
  2. Configuración contable, desglose importes en Kilometraje y Dietas
  3. Mejoras y facilidades para los Tipos pago para Grupos usuarios
  4. Fusión gastos idénticos en la App móvil

 

Contratos de compra

El objetivo es que el equipo financiero tenga una visibilidad mucho mayor de lo que está sucediendo en su organización en cuanto a esas gestiones de contrato de compra, suscripciones o incluso aquellos de gastos o costes recurrentes que están teniendo dentro de la organización y sobre todo simplificar todo el proceso.

  1. Principales funcionalidades:
  2. Creación directa desde los gastos
  3. Proceso automático de revisión

Aprobación automática de los gastos en base a los contratos revisados. Cualquier gasto que esté vinculado a un contrato de compra se va a aprobar de manera automática, sin tener que ir aprobando los gastos recurrentes uno a uno como iba sucediendo hasta ahora.

 

Configuración contable, desglose importes en Kilometraje y Dietas

Como ya sabéis, en Continia, todo lo que tiene que ver con las dietas, el kilometraje, etc., hay algunos importes que ya están prestablecido por norma y que esos importes son los que nos permiten reembolsar o sufragar a los usuarios de gasto exentos del IRPF.

Pero para las demás organizaciones que tienen esos gastos, se ha desarrollado la posibilidad de indicarle al sistema de que se quiere trabajar con importes de tanto los que están exentos del IRPF, como los que están sujetos al impuesto, desglosando los importes por separado, a nivel contable.

Es decir, viendo cuáles son los gastos sujetos al impuesto y cuáles no.

 

Configuración Tipos de Pagos para usuarios y grupos de usuarios

Se le da mayor funcionalidad a los Tipos de pago a nivel contable, para que cada usuario pueda visualizar un tipo de pago por encima de otro.

Que se visualice de manera clara cuáles son los usuarios que están asignados a cada una de esas tipologías de pago.

Permitiendo edición de asignaciones más flexible.

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Tipos de pagos | Mejoras interfaz usuario

Se ha ampliado las posibilidades que tienen los usuarios ahora de poder decidir cómo quieren que se comporte contablemente cada 1 de sus tipos de pago, independientemente que esto sea en efectivo o sea un tipo de pago que esté asociado con una tarjeta.

Resumiendo:

Se han incluido controles y validaciones desde el punto de vista de la configuración de usuario, poniendo a disposición la funcionalidad para que sea mucho más ágil la configuración de cada 1 de de los usuarios.

 

Fusión gastos idénticos en la App móvil

Se ha incluido dentro de la App de móvil un par de controles para ayudar a usuarios de gasto, aprobadores y usuarios financieros, haciendo que toda la información que le llega sea lo más limpia posible.

Control nº1

Alerta que se muestra a los usuarios que señala importes que se parecen en fecha, importe, etc., para aportar más información sobre el gasto y evitando un duplicado.

Control nº2

Ofrece opción de presentar el gasto por separado o fusionar, siendo los dos similares.

 

Otras novedades: 

1.Notificaciones integradas: 

Desde dentro de Business central, los usuarios reciban una notificación sobre el estado del sistema, updates, nuevas funcionalidades, etc. Incluye vídeos cortos. 

Sólo se muestra a usuarios clave 

 

2. Extensión del campo Descripción: 

Que la extensión del campo no sobrepase el límite y de esta manera se sincronice correctamente con Business Central. Evitando así, errores como del pasado donde si se rebasaba el campo de descripción, luego al importarlo en el Business Central surgían errores 

 

3. Meior validación de los número de serie y código origen: 

Mejorado la validación que hacemos en cuanto a los números de serie y los códigos de origen. 

 

4. Opción para calcular las dietas por sub-tarifas: 

Opción ampliada: calcular la subtarifa de forma diaria. 

 

5. Iniciativa Universal Code: 

Se da soporte a la iniciativa de Microsoft. 

Ahora será posible tener un sistema de almacenamiento local sin necesidad de pagar costes adicionales que se ven penalizados por el sistema de Universal Code de Microsoft. 

AUTOMATIZA LA LIQUIDACIÓN DEL IPNR

¿Calcular el IPNR manualmente?
Olvídate, con nuestra solución podrás automatizar procesos para presentar la liquidación del impuesto a la AEAT.

 

Incluimos en este artículo algunas de las mejoras de Continia dedicadas al Document Capture que creemos que deberías conocer:

 

Documentos de compra: 

  1. Poder comprobar dimensiones al registrar.
  2. Soporte añadido para anticipos.
  3. Acción añadida «Forzar aprobación» cambia de sitio. 

 

Contratos de Compra:

  1. Mejoras en general en Contratos de Compra 
  2. Soporte para dimensiones en líneas 
  3. Plantillas de Contratos: plantillas creadas por defecto para usarlas en contratos 
  4. Búsqueda automática del contrato durante el reconocimiento 
  5. Ocultar líneas de contrato obsoletas 
  6. Asociar factura y líneas de contrato de forma 
  7. automática 
  8. Horquilla de fecha para aprobaciones 
  9. Crear contrato desde pedido de compra (BC20,21 y 22) 
  10. Comprobar contratos existentes al crear nuevos (para evitar duplicados) 
  11. Aprobación mejorada de facturas relacionadas con contratos (para automatizar aún más la aprobación) 
  12. Integración con Expense Management 

 

Casar con pedidos y albaranes:  

  1. N° albarán y N° pedido prov. a nivel de línea: vs anterior a nivel de cabecera, ahora a nivel de línea de documento. Se consiguen diferentes líneas con diferentes nº de albarán del proveedor 
  2. Mejorados mensajes de casamientos 
  3. Nuevos filtros en la página de casar líneas: nº de albarán de proveedor, por número de proveedor, número de pedido de proveedor, etcétera. 
  4. Rediseño de la página de búsqueda de N° de pedido 
  5. Dividir líneas de PC reabre el PC automáticamente 
  6. Mejoras en el proceso de casamiento 

  

Aprobación de documentos: 

  1. Soporte para aprobación de pedidos de compra/devoluciones: se han creado nuevos flujos de pedido de continia y a semejanza de los que vienen factura, pues para poder utilizarlos con la aprobación avanzada, forzar la aprobación, etcétera. Esto tanto para la para el portal web como para dentro de Business central. 
  2. Soporte para pedidos de compra/devoluciones en
    WAP 
  3. Lista específica por usuario para delegar aprobaciones (a usuarios específicos) 
  4. Añadir comentarios al aprobar 
  5. Activación automática del fluio de aprobación
    forzada 

 

Platform and Technology:

  • Continia Notifications:
  1. Notificaciones de estado y nuevos lanzamientos. 
  2. Desde dentro de Business central, los usuarios reciban una notificación sobre el estado del sistema, updates, nuevas funcionalidades, etc. Incluye vídeos cortos. 

Sólo se muestra a usuarios clave 

 

General Application:

  • Soporte para Business Central Universal Code Initiative: Servicios de archivos ON Premises. La aplicación vale tanto para los entornos On premises. Como cloud. 

En On premise había la opción de elegir un sistema de archivos, ahora en cambio, se podrá configurarar un servicio tal como se descarga document capture con el setup con el que tenemos,  instalando los componentes y estarán en un file service. Se podráconfigurar que ruta local queremos utilizar o que repositorio, etc. 

 

De esta manera luego configuraremos la opción de utilizar el tipo de almacenamiento file service y configuraremos el Server que hemos configurado utilizando el servicio anterior.  

Con esto conseguimos estar totalmente alineados con Microsoft, en este caso con Code Initiative y vamos a poder tener la misma app sin ningún tipo de penalización por parte de Microsoft, – misma app para versión cloud y on premise. 

 

 


 

 

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