DESCRIPTION
The module Adderit Facturae para Dynamics 365 Business Central complementa la funcionalidad del sistema permitiendo la exportación e importación de facturas y abonos en formato electrónico XML Facturae 3.2.2, así como la firma digital de facturas y abonos en formato PDF.
También incluye conexión con plataformas de recepción de facturas electrónicas de la Administración Pública, como FACe (Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado) y e-FACT (servicio de recepción de facturas electrónicas gestionado por el Consorci AOC, utilizado por administraciones públicas, principalmente en Cataluña), permitiendo enviar las facturas y abonos a dichas plataformas directamente desde Business Central.
When installing, it should be noted that users with restricted access to the system may need to add to their permissions the user permissions set AQA_ADDERIT FACTURAE for the correct functioning of the application:
MODULE ACTIVATION AND LICENSING
The activation of the module is done per company.
To activate the module, activate the field Active Facturae in Company information:
PARAMETERISATION
Custom fields in customer file and document header
Customised fields have been added to the customer file in the tab Electronic Invoice (Unidad tramitadora, Órgano gestor, Oficina contable, Nombre unidad tramitadora, Nombre órgano gestor y Nombre oficina contable) que, si se informan, son transmitidos a los documentos de ese cliente al validar el cliente de facturación.
Adicionalmente, se ha incorporado el campo Plataforma facturación electrónica, que permite seleccionar la plataforma a la que se enviarán las facturas del cliente, pudiendo elegir entre FACe or e-FACT.
En caso de no informar este campo, el sistema utilizará la plataforma definida por defecto en la configuración general.
Also included is the field Facturae – Código de cuenta bancaria preferida cuya función se explica más adelante en el apartado Payment method settings of this manual.
Sales document online custom fields
Customised fields have been added to the sales document line which, if reported, are transmitted to the registered documents of that customer and are included in the Facturae format.
The fields are:
• IssuerContractReference
• IssuerContractDate
• IssuerTransactionReference
• IssuerTransactionDate
• ReceiverContractReference
• ReceiverContractDate
• ReceiverTransactionReference
• ReceiverTransactionDate
• FileReference
• FileDate
Digital signature configuration
Para poder utilizar la funcionalidad de firma digital, tanto en ficheros XML como en ficheros PDF, se ha de importar un certificado válido con la acción Importar certificado in Conf. Adderit Facturae:
Then enter the password of the certificate in Contraseña:
And press the action Comprobar certificado:
En caso de requerir eliminar el certificado, se puede realizar con la acción Eliminar certificado:
Once the certificate has been imported and the signature service fields have been filled in, XML and/or PDF signatures can be enabled.
To enable XML signing, the following must be checked XML signature enabled:
When XML signature is enabled, the invoice and credit memo Invourae files will be generated with signature and .xsig extension.
En caso de estar deshabilitado, los archivos Facturae de facturas y abonos se generarán sin firma y con extensión .xml
To enable PDF signing, the following must be checked PDF signature is enabled:
If PDF signature is enabled is checked, a digital signature is applied to hist. invoices and sales credit memos generated in PDF format from the Create PDF with digital signature action.
If it is also marked Firma PDF en circuito estándar, se aplica firma digital a hist. facturas y abonos venta generados con formato PDF desde las acciones estándar Enviar por correo, Send and Adjuntar como PDF.
XML export configuration
In the XML Facturae export, a series of checks are performed to verify the correct formatting of some fields with restrictions.
These controls can be bypassed by checking Skip XML format controls when exporting in Config. Adderit Facturae:
Al exportar documentos XML se considera que el emisor es una persona jurídica. En el caso de que el emisor sea una persona física, se puede configurar marcando Emisor persona física e informando los campos de Nombre persona física, Apellido 1 persona física and Apellido 2 persona física:
XML import configuration
En la importación de XML Facturae el archivo puede contener líneas referidas a productos.
If el código de los productos no se encuentra catálogo de productos del sistema, se utiliza una cuenta contable genérica en el momento de crear la factura o abono de compra correspondiente.
Esta cuenta contable se configura en el campo Cuenta compras por defecto de Config. Adderit Facturae:
CONFIGURACIÓN CONECTOR FACe/ e-FACT
En la página Config. Adderit Facturae, en el apartado Plataformas, se configuran las plataformas de envío de facturación electrónica.
Se informan los siguientes campos:
- Plataforma por defecto: Permite definir la plataforma que se utilizará por defecto en el envío de facturas. Se puede seleccionar entre FACe and e-FACT. Esta configuración se aplicará automáticamente en aquellos clientes que no tengan una plataforma específica informada en su ficha.
- Tipo de entorno: Para cada plataforma se puede configurar el entorno de trabajo:
- Preproducción: utilizado para pruebas.
- Production: utilizado para envíos reales
Esta configuración permite trabajar con múltiples plataformas y entornos, adaptando el envío según las necesidades de cada cliente.
Para trabajar con e-FACT, es necesario crear una nueva línea en el apartado Plataformas, seleccionando EFACT en el campo correspondiente. Al hacerlo, el sistema asignará automáticamente la URL por defecto asociada a dicha plataforma, que podrá ser utilizada directamente para la comunicación.
Para el correcto funcionamiento, el emisor debe estar dado de alta en la plataforma y entorno seleccionados.
- Punto de acceso (URL): Define la URL del servicio web correspondiente a cada plataforma y entorno. Estas URLs permiten la comunicación entre Business Central y la plataforma externa.
- E-mail notificaciones: Dirección de correo donde se recibirán las notificaciones relacionadas con los envíos realizados.
CONFIGURACIÓN AVANZADA DE URLs
Las URLs para la conexión con los servicios de firmas y FACe están definidas en el sistema por defecto y no es necesaria su configuración.
No obstante, si por algún motivo se requiere aplicar una URL distinta a la URL por defecto para alguna de las conexiones con servicios externos, es posible mostrando y configurando los siguientes campos:
- URL Servicio firma XML
- URL Servicio firma PDF
- URL Servicio log firma
- URL Servicio firma solicitud
Payment method settings
En el archivo XML de Facturae la forma de pago exportada por defecto es 01 – Al contado.
Si se requieren otras formas de pago, el mapeo entre las formas de pago de BC y las formas de pago de Facturae se puede realizar informando los campos Facturae – Código and Facturae – IBAN cuenta bancaria transferencia.
Estas son lory posibles valores de Facturae – Código:
If Facturae - Code is white, it is considered 01.
El sistema controla si hay informada una cuenta bancaria para las formas de pago con el campo Facturae – IBAN cuenta bancaria obligatorio marked.
If this field is checked, the bank account is searched for at the default bank reported in the field Facturae – Código de cuenta bancaria preferida of the client:
Configuration of units of measurement
In the Facturae XML file the default exported unit of measurement is 05 - Other.
Si se requieren otras unidades de medida, el mapeo entre las unidades de medida de BC y las unidades de medida de Facturae se puede realizar informando el campo Facturae – Cód. unidad medida in the units of measurement:
These are the possible values of Facturae - Unit of measure code:
OPERATIVE EXPORT XML FACTURAE
El acceso a la exportación de los ficheros XML Facturae se encuentra en Hist. Facturas Venta y en Hist. Abonos Venta.
The action is called Crear Facturae y se puede encontrar tanto en la ficha como en la lista.
Generation and download of an XML file
From the file you can generate and download a file by following these steps:
- Press Crear XML Facturae desde una factura o abono de venta
2. Accept confirmation message:
3. Revisar fichero xml (o .xsig) descargado en carpeta de descargas:
Generation and download of several XML Facturae files.
From the list, you can generate and download several files at the same time by following these steps:
- Seleccionar facturas (o abonos) a exportar
2. Press Crear XML Facturae y aceptar el mensaje de confirmación:
Updating custom fields in registered documents
In historical invoices and sales credit notes, the possibility of modifying the header data and personalised lines for electronic invoicing has been added.
The header data can be changed from the action Actualizar documento:
The line data can be modified from the action Actualizar datos factura electrónica with the line to be modified selected:
Signing of an XML file
Adicionalmente, si el módulo de firmas está habilitado, también es posible firmar un archivo XML cargándolo al sistema y aplicando la acción Firmar archivo XML:
Exclude lines in Invourae XML file
If necessary, it is possible to exclude document lines in the electronic invoice XML file.
To exclude a line, the field must be marked Exclude in InvoiceE XML file in the lines to be excluded:
OPERATIONAL PDF
Access to the generation and signing of PDF files can be found at Hist. Invoices Sale and in Hist. Credit memos Sale.
The action is called Crear PDF con firma digital and can be found both in the file and in the list.
Generation and downloading of a PDF file
From the file you can generate and download a file by following these steps:
- Press Crear PDF con firma digital desde una factura o abono de venta
3. Revisar fichero PDF descargado en carpeta de descargas:
Generation and downloading of several PDF files
From the list, you can generate and download several files at the same time by following these steps:
1. Select invoices (or credit memos) to be exported:
2. Press Crear PDF con firma digital y aceptar mensaje de confirmación:
4. Review downloaded zip file in the download folder:
Inside the zip file you will find the PDF files of the selected invoices.
Inside the zip file you will find the PDF files of the selected invoices.
Si la firma de PDF está habilitada, también es posible firmar un archivo PDF cargándolo al sistema y aplicando la acción Firmar archivo PDF:
OPERATIVE IMPORT XML FACTURAE
Import an XML Invourae file
Para importar un archivo XML Facturae se realiza desde la acción Importar XML formato Facturae de la página Lista importación XML Facturae:
Once imported, header and line records will be created from which an invoice or purchase credit memo can be created.
Estos registros temporales se pueden editar para, por ejemplo, seleccionar el Nº de proveedor si no se ha podido encontrar por CIF/NIF.
Una vez comprobados y actualizados los datos, se puede generar la factura o abono de compra borrador con la acción Crear facturas o abonos de compra:
DIGITAL SIGNATURE OPERATIONS LOG
En Log Adderit Facturae quedan registradas las operaciones de firma digital realizadas:
OPERATIVA CONECTOR FACe/ e-FACT
ENVIÓ DE FACTURAS Y ABONOS A FACe/ e-FACT
El conector permite el envío de facturas y abonos a las plataformas de facturación electrónica configuradas (FACe or e-FACT) directamente desde las páginas Histórico facturas venta e Histórico notas abono venta.
Para realizar el envío, se deben seleccionar uno o varios documentos desde el histórico y acceder al menú Acciones > Adderit Facturae > Plataformas, donde se debe seleccionar la opción Enviar documento.
El sistema enviará los documentos a la plataforma correspondiente según la configuración definida, ya sea la indicada en la ficha del cliente o, en su defecto, la plataforma por defecto configurada en el sistema.
Tras el envío, se podrá consultar el resultado desde la opción Historial de integración, donde se registran las interacciones con la plataforma.
Antes de enviar, el sistema comprueba si ya existe en el historial de envíos un envío correcto para ese documento y, si es así, solicita confirmación:
Para revisar el historial FACe/e-FACT del documento se pulsa la acción Ver historial de integración del documento y se abrirá el historial filtrado por el Nº de documento seleccionado:
HISTORIAL FACe/ e-FACT
En el Historial de integración de Adderit Facturae quedan registradas todas las interacciones realizadas con las plataformas de facturación electrónica (FACe and e-FACT) desde Business Central.
Desde este historial es posible consultar el estado de los envíos realizados, así como acceder al detalle de cada interacción.
Para visualizar el archivo origen de una interacción, se debe utilizar la acción Abrir documento origen, que permite acceder al documento asociado al envío.
También es posible descargar el archivo XML de la solicitud enviada al servicio de la plataforma (FACe o e-FACT), así como el archivo XML de la respuesta recibida, mediante las acciones Descargar solicitud XML y Descargar respuesta XML.
En el siguiente ejemplo vemos cómo quedaría el historial de tres interacciones con FACe:
- Un envío correcto de la factura 103219 al entorno FACe de preproducción
- Un envío erróneo de la factura 103219 al entorno FACe de producción con error por Oficina Contable incorrecta
- Un envío correcto de la factura 103219 al entorno FACe de producción
RESULTADO DE PLATAFORMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
En las páginas Histórico facturas venta and Histórico notas abono venta, se ha incorporado la columna Resultado plataforma Facturae.
Esta columna muestra el resultado del envío del documento a la plataforma de facturación electrónica correspondiente (FACe or e-FACT), permitiendo visualizar de forma directa el estado de la factura o abono.
Los posibles valores que se pueden mostrar son:
- OK: el documento ha sido enviado correctamente y aceptado por la plataforma.
- Error: se ha producido un error en el envío o en la validación del documento.
- Vacío: indica que el documento no ha sido enviado.
Este campo permite un control rápido del estado de los envíos sin necesidad de acceder al detalle del historial.
Además, al hacer clic sobre el estado, se accede directamente al historial de la factura, donde se puede consultar el detalle de las interacciones realizadas con la plataforma.
FORMULARIO DE CONTACTO
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adderit@adderit.es
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