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En muchas empresas, el cierre trimestral tiene siempre el mismo momento de tensión: cuando llega la hora de revisar las retenciones de IRPF.
Las preguntas empiezan a aparecer:
¿Se aplicó la retención correcta a todos los profesionales?
¿Está bien calculado el importe del alquiler?
¿Coinciden los datos contables con lo que se va a declarar a Hacienda?
Cuando estos controles dependen de cálculos manuales o de hojas de Excel externas al ERP, el margen de error crece. Y en materia fiscal, incluso pequeños descuidos pueden generar problemas con la Administración.
Esto ocurre con bastante frecuencia en empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central. El sistema es extremadamente potente a nivel financiero, pero su configuración estándar no incorpora toda la lógica necesaria para gestionar las retenciones del IRPF según la normativa española.
Por eso muchas organizaciones terminan complementándolo con soluciones especializadas como el software de gestión de retenciones IRPF para Business Central de Adderit, diseñado específicamente para integrar este proceso fiscal dentro del propio ERP.
Cuando una empresa paga determinados rendimientos, no solo está realizando un pago. También está asumiendo una obligación fiscal.
En España la normativa establece que las empresas deben practicar retenciones sobre determinados pagos, como honorarios profesionales o alquileres de inmuebles urbanos. Posteriormente, esas cantidades deben ingresarse en la Agencia Tributaria en nombre del perceptor. Este mecanismo convierte a la empresa en lo que podría llamarse un “recaudador delegado” del Estado.
El marco normativo que regula este procedimiento se encuentra principalmente en el Reglamento del IRPF como podrás consultar en el BOE. Esto implica que cada factura sujeta a retención debe pasar por varios controles:
Cuando estos pasos no están automatizados dentro del sistema contable, el proceso se vuelve frágil. Y empiezan los problemas.
Aunque Business Central permite registrar operaciones contables con gran precisión, muchas empresas siguen gestionando las retenciones mediante procesos paralelos.
Esto suele traducirse en prácticas como:
Este modelo tiene dos inconvenientes importantes.
El primero es el riesgo de error humano. Un porcentaje mal aplicado o una factura sin retención pueden pasar desapercibidos hasta el momento de preparar los modelos fiscales.
El segundo problema es la falta de trazabilidad. Cuando parte del cálculo se realiza fuera del ERP, resulta más difícil auditar el proceso o comprobar la coherencia entre la contabilidad y las declaraciones presentadas.
La consecuencia es que el departamento financiero termina dedicando horas a revisar información que debería generarse automáticamente.
La forma más eficaz de resolver este problema es incorporar la gestión de retenciones dentro del propio flujo contable.
Eso es precisamente lo que permite el software Adderit IRPF para Business Central, una extensión que automatiza el cálculo, la contabilización y el control de retenciones dentro del ERP.
Lo que hace el sistema es aplicar reglas fiscales al registrar la operación, evitando así todo tipo de cálculos externos riesgosos. Si metemos una factura, el sistema “sabe” si el proveedor lleva retención. Calcula así el porcentaje que corresponda, generando su asiento contable completo.
Así, conseguimos que contabilidad e información fiscal vayan de la mano. Sin errores. Sin sustos.
Uno de los momentos donde más se aprecia la automatización es durante la preparación de las declaraciones fiscales.
Las retenciones deben declararse periódicamente. Esto se hace por la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, donde se presentan los modelos que toquen. Si los datos vienen ya directos de tu ERP, la recopilación de información resulta mucho más rápida. Es, adicionalmente, muchísimo más fiable.
Entre los modelos que suelen prepararse a partir de las retenciones registradas en Business Central destacan:
Que recoge retenciones sobre rendimientos del trabajo y actividades profesionales.
Utilizado para declarar retenciones derivadas de alquileres de inmuebles urbanos.
Relativo a determinados rendimientos del capital mobiliario.
Que funcionan como resúmenes anuales de las retenciones practicadas.
Utilizado para declarar determinadas rentas de no residentes.
Cuando las retenciones están automatizadas, el departamento financiero puede generar informes y conciliaciones en cuestión de minutos.
AUTOMATIZA LA LIQUIDACIÓN DEL IEPNR
¿Calcular el IEPNR manualmente?
Forget about it, with our solution you will be able to automate processes to present the tax liquidation to the AEAT.
La diferencia entre un sistema manual y uno automatizado va a ser muy evidente en la operativa diaria.
En un modelo tradicional, cada factura requiere comprobar manualmente si debe aplicarse retención, calcular el importe, registrar la operación y asegurarse de que la información se tendrá en cuenta en la declaración fiscal.
Cuando el proceso se integra dentro de Business Central, gran parte de esas tareas desaparecen porque:
Esto no solo reduce errores. También libera tiempo del equipo financiero para tareas de análisis y control.
En los proyectos de auditoría o implantación de ERP es habitual encontrar los mismos problemas cuando la gestión del IRPF no está automatizada. Uno de los más frecuentes es la omisión de retenciones en proveedores profesionales que se han dado de alta recientemente. También es común aplicar porcentajes desactualizados cuando se producen cambios normativos.
Otro problema recurrente aparece al preparar los modelos fiscales, cuando los datos declarados no coinciden exactamente con los registros contables.
Por último, la duplicidad de trabajo genera inconsistencias. La misma información se introduce varias veces en sistemas distintos, aumentando la probabilidad de errores. Así que automatizar la gestión de retenciones reduce significativamente estos riesgos.
En entornos empresariales cada vez más digitalizados, los procesos fiscales también deben evolucionar. Integrar la lógica tributaria dentro del ERP permite mejorar la trazabilidad, reforzar el control interno y reducir la dependencia de procesos manuales.
El equipo de Adderit cuenta con especialistas en soluciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central. Trabajamos precisamente en esa integración entre tecnología y normativa fiscal para que las empresas puedan gestionar sus obligaciones con mayor seguridad.
Una de las ventajas de trabajar con extensiones certificadas es que pueden instalarse directamente desde el marketplace oficial de Microsoft.
La solución de gestión de retenciones IRPF desarrollada por Adderit está disponible en Microsoft AppSource, lo que permite evaluar su funcionamiento directamente dentro del entorno Business Central.
Tu empresa podrá comprobar cómo se adapta la herramienta a tu operativa. Hacerlo antes de implantarla marca una diferencia importantísima. Con nosotros, de hecho, si quieres te hacemos hasta una demo gratuita para que lo compruebes.
Sí. La extensión está diseñada para integrarse con las versiones modernas del ERP, tanto en entornos cloud como en implementaciones bajo suscripción.
Los tipos de retención van a poder modificarse fácilmente desde la configuración del sistema. No hace falta desarrollo adicional.
El sistema automatiza el cálculo y la preparación de los datos fiscales. Así, es mucho más fácil presentar todo en la AEAT.
No. El sistema está pensado para usuarios contables, y el equipo de soporte acompaña en la configuración inicial.
¿El IEPNR te preocupa?
TENEMOS SOLUCIÓN
El impuesto sobre plásticos no reutilizables está en vigor desde el 1 de enero de 2023.
Desde Adderit hemos desarrollado una extensión para Microsoft Dynamics 365 Business Central para que puedas estar al día con la hacienda.
Te guiamos para que puedas registrar las operaciones que realices sujetas al nuevo impuesto
sin problemas ni contratiempos.
