Cómo Document Capture transforma tu ERP Business Central 

Está claro que Document Capture mejora muchísimo los flujos de trabajo tradicionales. A modo de ejemplo, cuando visitamos a un cliente industrial a principios de año, nos encontramos con una escena muy común: un departamento financiero rodeado de archivadores con facturas en papel por todas partes, y gente tecleando datos a toda velocidad. 

“Cada error nos costaba tiempo y, sobre todo, dinero”, nos contaron. 

Esa frase resume lo que todavía pasa en muchos departamentos financieros en España. Hay que tener en cuenta que la facturación electrónica es obligatoria a partir de 2026. No podemos seguir gestionando facturas “como siempre”, porque los cambios legislativos no lo permiten.  

Por qué las empresas siguen atascadas con la gestión de facturas

Tengamos en cuenta que, según el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), el 11,4 % de las empresas españolas con más de 10 empleados ya utiliza inteligencia artificial. ¿Para qué? Para la automatización de procesos administrativos. Es ahí donde Document Capture brilla como la herramienta que te facilita cumplir normativa y organizar las cuentas. 

A pesar de la digitalización generalizada, muchas pymes y medianas empresas españolas todavía procesan las facturas de manera manual. La escena es habitual: correos con adjuntos, impresiones innecesarias, introducción de datos a mano y conciliaciones que se eternizan. 

Los problemas son los mismos, y se traducen en costes reales para la empresa derivados de: 

• Procesos lentos, con horas dedicadas a tareas repetitivas. 

• Errores humanos que terminan saliendo caros. 

• Dificultad para localizar documentos y demostrar trazabilidad. 

• Falta de control en los circuitos de aprobación. 

Con la presión normativa creciente ante la facturación electrónica y el control fiscal de la AEAT, como indica la revista PYMES, digitalizar pasa a ser la única forma de adaptarse y cumplir. Porque esos procesos, poco eficientes, suponen el freno ante la inminente obligatoriedad de la factura electrónica. 

Qué es Document Capture y cómo transforma Business Central 

Imagina las ventajas de que cada factura que llegase por correo o escáner se leyese sola, se validase sola y se contabilizase sola. 

Eso es lo que hace Document Capture, una solución de automatización documental que funciona directamente dentro de Business Central. Sin integraciones externas ni desarrollos adicionales. Fácil. Su objetivo es convertir la gestión documental en un flujo trazable y auditable. Desde la recepción del documento hasta su registro contable, cada paso se realiza dentro del mismo entorno, garantizando el cumplimiento con la AEAT. 

A diferencia de los procesos tradicionales, donde cada tarea depende de una persona, Document Capture convierte un trabajo lineal y manual en un proceso inteligente y automatizado. Hablamos de supervisión mínima y control total. Es algo que en Adderit hemos implantado en empresas de sectores muy distintos.  

Los beneficios que realmente importan

Los resultados de implementar Document Capture se notan desde el primer mes. Se trata de ahorrar tiempo y evitar errores. Pero también estamos haciendo más fiable el sistema contable de la empresa, en un momento en el que se va a exigir por ley que se haga así. 

Entre sus ventajas más destacadas: 

• OCR inteligente con IA: reconoce y extrae automáticamente los datos clave de cada factura, incluso si llega escaneada o en PDF. 

• Ahorro real de tiempo: elimina la introducción manual de datos y reduce las tareas administrativas hasta en un 80 %. 

• Integración nativa con Business Central: todo ocurre dentro del ERP, sin conectores externos ni programas paralelos. 

• Casado automático con pedidos y albaranes: la conciliación es inmediata y precisa. 

• Cumplimiento normativo español: alineado con la Ley Crea y Crece y los requisitos de la AEAT. 

• Implantación ágil: en solo 3 o 4 días puede estar completamente operativo. 

Además de aportarte mejoras en la gestión operativa, Document Capture libera a los equipos financieros de tareas repetitivas. Algo que implica que haya mayor margen para concentrarse en decisiones estratégicas y control del negocio.