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¿Te ha pasado que pides “la última versión” de un documento y recibes tres archivos distintos por correo, uno por Teams y otro perdido en una carpeta que nadie recuerda?
Cuando auditamos entornos de Microsoft 365, casi siempre vemos el mismo patrón: información fragmentada, permisos heredados sin control y procesos que dependen exclusivamente de la memoria de las personas. Lo que empieza como un simple desorden operativo acaba convirtiéndose en un riesgo de seguridad y una pérdida constante de tiempo, especialmente en modelos de trabajo híbrido.
With SharePoint bien implantado, creamos una base sólida para almacenar, organizar y compartir información con estructura y gobierno. En este artículo analizamos qué es y qué no es, para qué sirve realmente y cómo afrontar una migración con criterio.
SharePoint es la plataforma de Microsoft 365 diseñada para crear sitios, bibliotecas de documentos y listas que permiten estructurar el contenido corporativo. Es el «cerebro» donde reside el conocimiento de tu organización para que sea recuperable, seguro y auditable.
Para alinear expectativas, es vital entender sus límites:
Nota de nuestros expertos: Cuando escuchas que «SharePoint no funciona», normalmente es porque se ha implementado como un repositorio de archivos sin reglas de gobernanza ni plan de adopción.
El valor de esta herramienta no está en sus funciones, sino en cómo resuelve problemas de negocio reales.
Si RRHH envía las políticas por email y Dirección comunica por mensajes sueltos, la información se pierde. Una Intranet con SharePoint centraliza:
Funciona especialmente bien cuando necesitas trazabilidad y control:
SharePoint es la base ideal para digitalizar flujos que hoy se gestionan de forma manual:
Es la duda más común. La forma más sencilla de entenderlo es esta:
Cada vez que compartes un archivo en un canal de Teams, ese archivo vive realmente en un sitio de SharePoint. Entender esto permite aplicar permisos finos y metadatos sin salir de tu entorno de trabajo.
El contexto en España no deja lugar a dudas sobre la necesidad de entornos seguros y accesibles:
Una migración rara vez falla por la tecnología; falla por mover el desorden. En Adderit seguimos una metodología por fases:
Si quieres empezar con orden, asegúrate de cumplir estos puntos mínimos:
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¿Calcular el IEPNR manualmente?
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SharePoint puede ser la herramienta más potente de tu organización o una fuente de frustración si no se diseña con arquitectura.
En Adderit, comenzamos con una auditoría rápida de tu estructura actual para definir un plan de despliegue por oleadas. Un piloto bien acotado suele estar listo en 2 a 4 semanas, permitiéndote ver resultados reales sin paralizar la empresa.
¿Quieres ver cómo quedaría SharePoint adaptado a tus procesos? ¡Contact us y organizamos una demostración personalizada sin compromiso!
OneDrive es tu espacio personal para borradores y archivos individuales. SharePoint es el espacio de la organización para trabajar en equipo, con estructuras comunes, noticias y gestión documental compartida.
Sí. Puedes sincronizar las bibliotecas de documentos con tu equipo local a través de la aplicación de OneDrive. Los cambios que hagas sin conexión se guardarán y se subirán automáticamente en cuanto recuperes la conexión.
Es muy seguro siempre que se apliquen reglas de gobierno. SharePoint permite configurar accesos externos con fecha de caducidad, bloquear la descarga de archivos o exigir que el invitado use un código de verificación por seguridad.
SharePoint incluye una papelera de reciclaje que guarda los archivos borrados durante 93 días. Además, el control de versiones permite recuperar cualquier estado anterior de un documento si ha habido cambios accidentales.
Sí, pero con ventajas añadidas. A diferencia de un servidor local, SharePoint permite la coautoría en tiempo real, búsqueda inteligente dentro del contenido de los archivos y acceso seguro desde cualquier lugar sin necesidad de VPN.
Depende del volumen de datos, pero un proyecto bien enfocado con un piloto inicial suele durar entre 2 y 4 semanas. La migración completa de la empresa se realiza después por oleadas para no interrumpir el trabajo diario.
Totalmente. Usamos SharePoint como base para conectar con Power Automate. Esto permite crear flujos de aprobación de facturas, avisos de caducidad de contratos o registros de entrada de documentos de forma automática.
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